Spis treści
W skrócie
- Sprawozdanie sporządza doradca w dwóch egzemplarzach. Jeden firma wysyła do WITD do 28 lutego roku następnego, drugi przechowuje w siedzibie przez 5 lat.
- Wzór formularza określa rozporządzenie z 14 sierpnia 2012 r. (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 24).
- Do sprawozdania nie wpisuje się ilości, przy których ADR nie wymaga tablic barwy pomarańczowej, ani pozostałości w próżnych nieoczyszczonych opakowaniach i cysternach.
- Spóźnienie kosztuje od 200 zł do 5000 zł, zależnie od tego, ile dni minęło od terminu.
- Doradca, który nie przygotuje sprawozdania, może stracić świadectwo na 3 lata.
Kto przygotowuje sprawozdanie roczne ADR, a kto je wysyła?
Obowiązki są podzielone. Doradca przygotowuje roczne sprawozdanie w dwóch egzemplarzach i podpisuje je, podając imię, nazwisko oraz numer świadectwa doradcy (art. 41 ust. 1 ustawy o przewozie towarów niebezpiecznych). Jeśli firma ma kilku doradców, sprawozdanie sporządza jeden z nich, wskazany przez firmę (art. 41 ust. 2).
Wysyłka należy do firmy, czyli uczestnika przewozu. Art. 16 ust. 1 nakazuje wysłać jeden egzemplarz do 28 lutego każdego roku za rok poprzedni, do WITD właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania uczestnika przewozu. Drugi egzemplarz zostaje w siedzibie przez 5 lat od dnia wysłania.
Obowiązek dotyczy nie tylko przewoźników. WITD w Bydgoszczy przypomina wprost, że sprawozdanie składają także inni uczestnicy przewozu drogowego, w tym nadawcy i rozładowcy. Jeśli Twoja firma ma doradcę, bo pakuje i ładuje towary niebezpieczne, sprawozdanie też Cię dotyczy. Kiedy doradca jest obowiązkowy, wyjaśniamy w artykule czy Twoja firma musi wyznaczyć doradcę DGSA.
Termin: 28 lutego i co grozi za spóźnienie
Sprawozdanie za 2026 r. trzeba wysłać do 28 lutego 2027 r. WITD w Łodzi wyjaśnia, że przy wysyłce przez Pocztę Polską o terminie decyduje data nadania w placówce, a przy innym operatorze data wpływu do urzędu. Jeśli wysyłasz w ostatnich dniach lutego kurierem, liczy się dzień, w którym list dotrze do inspektoratu.
Za spóźnienie WITD nakłada karę według załącznika nr 1 do ustawy, lp. 6.3:
| Opóźnienie od 28 lutego do dnia przesłania | Kara |
|---|---|
| mniej niż 14 dni | 200 zł |
| co najmniej 14 dni | 2000 zł |
| co najmniej 3 miesiące | 5000 zł |
Stan prawny: tekst jednolity ustawy, Dz.U. 2024 poz. 643. Konsekwencje ma też doradca. Nieprzygotowanie rocznego sprawozdania ustawa wymienia jako przykład rażącego naruszenia przepisów, za które Dyrektor TDT cofa świadectwo doradcy, a nowe można uzyskać dopiero po 3 latach (art. 45).
Wzór sprawozdania i co w nim wpisać
Wzór formularza i sposób jego wypełniania określa rozporządzenie Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie formularza rocznego sprawozdania z działalności w zakresie przewozu towarów niebezpiecznych oraz sposobu jego wypełniania. Obecny wzór wprowadziło rozporządzenie zmieniające z 2 czerwca 2022 r. Aktualny tekst jednolity to Dz.U. 2023 poz. 24.
Część ogólna formularza zawiera:
- Zakres przewozu: drogowy (część A), kolej (część B) albo żegluga śródlądowa (część C). Zaznacza się tylko jeden.
- Oznaczenie uczestnika przewozu: nazwę zgodną z KRS lub CEIDG, NIP, adres siedziby i telefon.
- Krótki opis wypadków lub awarii z datą i miejscem, z informacją, czy wymagały zgłoszenia zgodnie z 1.8.5 ADR, a jeśli tak, do jakiego organu złożono raport.
- Uwagi.
- Dane doradcy: imię i nazwisko, numer świadectwa, kraj wydania (jeśli inny niż Polska), data ważności świadectwa, podpis, data sporządzenia, a także imię, nazwisko i podpis uczestnika przewozu.
W punkcie 3 przy przewozie drogowym można też opisać zdarzenia, które nie wymagały zgłoszenia, jeśli zdaniem doradcy pomogą znaleźć słabe punkty. Moim zdaniem z tej możliwości trzeba korzystać z umiarem. Jedno drobne zdarzenie opisane razem z wnioskami pokazuje, że firma wyłapuje problemy, zanim zamienią się w wypadek.
Część A: ilości towarów w przewozie drogowym
Część A to tabela ilości. Ilości podaje się osobno dla każdej klasy, w kolejności numeracji klas, a dla towarów niebezpiecznych dużego ryzyka dodatkowo osobno dla każdego numeru UN. W kolumnach rozbija się je według sposobu przewozu (w cysternach, w sztukach przesyłek, luzem, w MEMU) i rodzaju operacji (nadawanie, pakowanie, napełnianie, załadunek, przewóz, rozładunek).
Jednostki są określone w objaśnieniach do wzoru:
| Towar | Jednostka |
|---|---|
| przedmioty | masa brutto w kg |
| klasa 1 | masa netto materiału wybuchowego w kg, z dokładnością do 0,01 |
| materiały stałe, gazy skroplone, schłodzone skroplone i rozpuszczone | masa netto w kg |
| materiały ciekłe i gazy sprężone | litry albo kg brutto, albo kg netto |
| klasa 7 | bekerele albo gramy |
Pozostałe ilości zaokrągla się do pełnych jednostek. Puste rubryki wypełnia się znakiem „X”, a podpisy doradcy i uczestnika przewozu składa się na pierwszej i ostatniej stronie formularza.
Czego nie wpisujesz do sprawozdania
Według sposobu wypełniania formularza sprawozdanie nie obejmuje towarów niebezpiecznych:
- przewożonych w całości poza terytorium Polski,
- zawartych w próżnych nieoczyszczonych opakowaniach, cysternach, kontenerach i pojazdach,
- w ilościach, dla których ADR nie wymaga oznakowania jednostki transportowej tablicą barwy pomarańczowej.
Ostatni punkt ma duże znaczenie w praktyce. Przewozy w zwolnieniu z 1.1.3.6 ADR i w ilościach ograniczonych, które nie wymagają tablic, nie trafiają do tabeli. Dlatego w ciągu roku trzeba je oddzielać od pozostałych przewozów.
Jak złożyć sprawozdanie: papier czy ePUAP?
Ustawa mówi tylko o wysłaniu egzemplarza sprawozdania. Sposób przyjmowania opisują strony poszczególnych inspektoratów. WITD w Katowicach przyjmuje sprawozdania przez e-Doręczenia lub ePUAP, z podpisem elektronicznym, albo pocztą tradycyjną po wydrukowaniu i podpisaniu. Inspektoraty w Bydgoszczy, Szczecinie i Radomiu wskazują skrzynki ePUAP.
WITD w Łodzi zwraca uwagę na podpisy: niezależnie od formy sprawozdanie podpisuje doradca i reprezentacja firmy wskazana w KRS, CEIDG lub innym rejestrze. Katowicki inspektorat zaznacza, że dokument przesyłany elektronicznie musi być podpisany cyfrowo, więc sam skan papierowego formularza nie wystarczy. Przed wysyłką sprawdź stronę swojego inspektoratu, bo kanały elektroniczne mogą się różnić.
Skąd brać dane przez cały rok
Sprawozdanie pisane w lutym z pamięci zawsze ma luki. Dobry doradca zbiera dane na bieżąco. U moich klientów sprawdza się prosta tabela uzupełniana co miesiąc:
| Co notować | Skąd to wziąć | Po co |
|---|---|---|
| ilości według klasy i numeru UN | dokumenty przewozowe, system magazynowy | część A formularza |
| sposób przewozu: cysterna, sztuki przesyłki, luzem | dokumenty przewozowe, zlecenia | kolumny części A |
| rola firmy w każdej operacji | umowy, zlecenia przewozu | podział na nadawanie, załadunek, przewóz itd. |
| przewozy bez tablic (1.1.3.6, LQ) | obliczenia punktów, oznakowanie LQ | do odliczenia, nie wchodzą do sprawozdania |
| towary niebezpieczne dużego ryzyka | lista UN z 1.10.3.1.2 ADR | osobny wiersz dla każdego numeru UN |
| wypadki, awarie, zdarzenia | rejestr zdarzeń, raporty powypadkowe | punkt 3 formularza |
| dane doradcy i ważność świadectwa | kopia świadectwa | punkt 5 formularza |
Najczęstsze błędy w sprawozdaniach
Na podstawie sprawozdań, które sprawdzam u nowych klientów, najczęściej poprawiam te rzeczy:
- wysyłka po terminie, bo doradca czekał na dane z działu sprzedaży do ostatniego tygodnia lutego,
- brak podpisu osoby reprezentującej firmę albo podpis osoby bez umocowania,
- nazwa firmy inna niż w KRS lub CEIDG,
- wliczanie przewozów w ilościach ograniczonych i w zwolnieniu z 1.1.3.6,
- litry i kilogramy w jednej rubryce bez wskazania jednostki,
- wysyłka do WITD według lokalizacji magazynu zamiast siedziby firmy,
- brak drugiego egzemplarza w siedzibie, choć trzeba go przechowywać 5 lat.
Zmiana doradcy w trakcie roku
Ani ustawa, ani rozporządzenie nie regulują wprost, kto przygotowuje sprawozdanie, gdy firma zmieniła doradcę w trakcie roku. Art. 41 wiąże sprawozdanie z doradcą wyznaczonym przez firmę, więc w praktyce przygotowuje je doradca pełniący funkcję w chwili sporządzania. Dlatego przy zmianie doradcy ustal w umowie przekazanie danych za miniony okres: rejestru ilości, zdarzeń i raportów.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 19 sierpnia 2011 r. o przewozie towarów niebezpiecznych (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 643): art. 16, 17, 41, 45, 107 oraz załącznik nr 1, lp. 6.3. Rozporządzenie Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie formularza rocznego sprawozdania z działalności w zakresie przewozu towarów niebezpiecznych oraz sposobu jego wypełniania (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 24). ADR 2025: 1.8.3.3, 1.8.5, 5.3.2, 1.1.3.6.
Jeśli zbliża się luty, a dane za rok są rozproszone po działach, zacznij od zestawienia dokumentów przewozowych z ostatnich miesięcy. W ramach usługi doradcy DGSA na stałe prowadzę rejestr na bieżąco i przygotowuję sprawozdanie przed terminem, a pytania możesz zadać w czasie bezpłatnej konsultacji.
FAQ
Pytania i odpowiedzi
Do którego WITD wysłać sprawozdanie, jeśli firma ma magazyny w kilku województwach?
Do jednego: wojewódzkiego inspektora transportu drogowego właściwego ze względu na siedzibę albo miejsce zamieszkania uczestnika przewozu (art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy). Lokalizacja magazynów nie ma tu znaczenia. Sprawozdanie dotyczy działalności całego uczestnika przewozu, więc obejmuje ilości ze wszystkich lokalizacji.
Kto podpisuje sprawozdanie roczne?
Doradca, który podaje imię, nazwisko i numer świadectwa (art. 41 ust. 1 ustawy), oraz uczestnik przewozu, czyli osoba uprawniona do reprezentowania firmy. Formularz ma osobne pole na imię, nazwisko i podpis uczestnika przewozu, a podpisy składa się na pierwszej i ostatniej stronie.
Czy jedno sprawozdanie obejmuje transport drogowy i kolejowy?
Nie. W formularzu zaznacza się tylko jeden zakres przewozu i wypełnia odpowiednią część: A dla przewozu drogowego, B dla kolei, C dla żeglugi śródlądowej. Sprawozdanie kolejowe trafia do Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego, a nie do WITD (art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. b).
Czy raport powypadkowy zastępuje opis zdarzenia w sprawozdaniu?
Nie. Raport powypadkowy po poważnym wypadku lub awarii firma przekazuje w ciągu 14 dni do WITD właściwego dla miejsca zdarzenia (art. 17 ust. 1). W sprawozdaniu rocznym zdarzenie opisuje się krótko w punkcie 3 i wskazuje organ, do którego złożono raport.
Stan prawny: październik 2026Artykuł ma charakter informacyjny. Nie zastępuje analizy konkretnego przewozu.